事務局や中小機構から電話がかかってくる――どこまで答えるべきか。代理人を立てれば連絡は止まるのか

執筆　補助金に関する紛争・法律問題を主に取り扱う弁護士 岸上 大起（埼玉弁護士会・登録番号63780）

１　報告・提出の義務は、様式のある書面で定められています

事務局や中小機構から電話がかかってきて、補助事業の状況、設備の所在、売上の数字、あるいは「この行為は承認が要るものだと分かっていましたか」といったことを、その場で聞かれる。答えてよいのか、断ってよいのか分からないまま、聞かれるままに答えてしまった。このようなご相談があります。

先に、事業者が交付主体に対して何を報告する義務を負っているのかを、条文の側から確かめておきます。法律の側は、定型の報告を定めた１２条（遂行状況の報告）と１４条（実績報告）、そして必要があるときの報告徴収等を定めた２３条１項です。

引用（補助金適正化法１２条）「補助事業者等は、各省各庁の長の定めるところにより、補助事業等の遂行の状況に関し、各省各庁の長に報告しなければならない。」

引用（補助金適正化法１４条・前段）「補助事業者等は、各省各庁の長の定めるところにより、補助事業等が完了したとき（補助事業等の廃止の承認を受けたときを含む。）は、補助事業等の成果を記載した補助事業等実績報告書に各省各庁の長の定める書類を添えて各省各庁の長に報告しなければならない。」

引用（補助金適正化法２３条１項）「各省各庁の長は、補助金等に係る予算の執行の適正を期するため必要があるときは、補助事業者等若しくは間接補助事業者等に対して報告をさせ、又は当該職員にその事務所、事業場等に立ち入り、帳簿書類その他の物件を検査させ、若しくは関係者に質問させることができる。」

１２条の報告は「各省各庁の長の定めるところにより」行うものです。文献は、これを、補助金等の種別に応じて報告時期や内容が定型的に定められる類のものであると説明しています（小滝敏之『補助金適正化法解説〔全訂新版（増補第２版）〕－補助金行政の法理と実務－』３１１頁（株式会社全国会計職員協会、２０１６））。１４条の実績報告も、同じく「各省各庁の長の定めるところにより」行うものです。中小機構が交付する補助金では、中小機構法１６条がこの法律を準用し、「各省各庁の長」を「独立行政法人中小企業基盤整備機構の理事長」と読み替えていますので、「定めるところ」に当たるのが交付規程です。

そこで交付規程を見ると、報告や提出は、いずれも様式の番号の付いた書面として組まれています。以下の条数と文言は、中小企業等事業再構築促進補助金（新市場進出）交付規程（令和３年６月１５日規程令３第１３号。規程令７第５号による改正までのもの。以下、このページで「交付規程」というのはこれを指します）のものです。

引用（交付規程１６条）「補助事業者は、補助事業の遂行及び収支の状況について、中小機構の要求があったときは、速やかに様式第５による状況報告書を作成し、提出しなければならない。」

• 実績報告は様式第６による実績報告書（交付規程１７条１項）。
• 財産処分の承認申請は様式第１２－１、処分後の報告は様式第１２－３、災害等による取壊し・廃棄の報告は様式第１２－４（同２４条３項〜５項）。
• 事業化状況の報告は様式第１３による事業化状況・知的財産権報告書（同２５条１項）。
• 事業計画期間における廃止・承継の届出は様式第１４－１又は様式第１４－２による届出書（同２６条１項）。

さらに、これらの報告や申請は、電子申請のシステムで行うことが原則とされています。

引用（交付規程７条・抜粋）「補助事業者は、……第１６条の規定に基づく状況報告、第１７条第１項若しくは第２項の規定に基づく実績報告、……第２５条第１項の規定に基づく事業化状況・知的財産権の報告、又は第２６条第１項の規定に基づく事業計画期間における廃止等の届出については、原則、電子情報処理組織を使用する方法（適正化法第２６条の３第１項の規定に基づき中小機構が定めるものをいう。）により行わなければならない。」

中小機構の側から事業者に向けられる通知や要求についても、交付規程８条が、交付決定の通知、「第１６条の規定に基づく状況報告の要求」、補助金の返還命令などを列挙したうえで、「当該通知等を補助金申請システム又は電子メールにより行うことができる」と定めています（交付規程２〜３頁）。「できる」という定めですので電話を排除するものではありませんが、状況報告の求めそのものが、システム又は電子メールで行われる前提に置かれています。

つまり、事業者が負っている報告・提出の義務は、どれも、様式に従って書面を作り、システムから提出するという形のものです。電話で聞かれたことにその場で答える、という形の義務は、交付規程のどこにも書かれていません。ここが出発点です。

２　電話での聴取に答える義務を定めた条文はありません

前記１の２３条１項には、「報告をさせ」る権限（報告徴収）が置かれています。これは、交付規程の様式による定型の報告とは別に、必要があるときに随時の報告を求めることができる権限です。文献は、報告徴収が定型の報告と異なる点として、報告時期・内容等が弾力的であることを挙げたうえで、本条の報告徴収権限は極めて強制的色彩の強いものであるだけに、その運用にあたっては十分な配慮が必要と思われるとし、事務の効率性の観点からいっても、不必要に詳細なデータを徴収することは避けるべきであろうと述べています（小滝・前掲３１２頁）。

では、この報告徴収は、電話で行うことができるのでしょうか。条文は、報告の方法を定めていません。ですから、電話で報告を求めることが法律上できないとまでは言えません。もっとも、次の三つの点から、電話で聞かれたことにその場で答える義務があるとまでは読めないと考えております。

（１）質問の権限は、立入検査と一体のものとして定められています

２３条１項の文言は、「当該職員にその事務所、事業場等に立ち入り、帳簿書類その他の物件を検査させ、若しくは関係者に質問させる」です。質問は、事務所・事業場等に立ち入った職員が、その場で関係者にするものとして書かれています。文献も、立入検査権及び質問権を一つにまとめ、「立入検査・質問の権限を行使する職員」は身分を示す証票を携帯し、関係者の要求があるときは提示しなければならないと説明しています（小滝・前掲３１２頁）。電話をかけてきた相手に証票の提示を求めることはできませんから、電話は、この条文が想定した質問の場面とは異なります。

この区別は、罰則の読み方にも関わります。

引用（補助金適正化法３１条３号）「第二十三条の規定による報告をせず、若しくは虚偽の報告をし、検査を拒み、妨げ、若しくは忌避し、又は質問に対して答弁せず、若しくは虚偽の答弁をした者」

「質問に対して答弁せず」が罰則の対象とされているのは、立入検査の場での質問であると読む余地があります。この読み方によれば、電話で聞かれたことにその場で答えなかったことは、これに当たるものではありません。他方、「報告をせず」のほうは、報告徴収を受けたのに報告しないことですから、求めがあったこと自体を無視することは避けていただく必要があります。ここで申し上げているのは、報告をしないということではなく、報告は書面でするということです。相手が求めを書面にしない場合でも、求められた事項については、こちらから期限を示して（「○日までに書面で回答します」）、その期限までに書面で報告しておきます。これで、「報告をせず」と言われる余地をなくします。

（２）即答する義務を定めた条文はありません

報告徴収の方法を条文が定めていないということは、裏を返せば、電話で、その場で、口頭で答えなければならないという定めもないということです。「お尋ねの点は、確かめたうえで書面で回答します。どの事項についての報告を求めているのかを、書面で示していただけますか」とお答えいただくことは、報告を拒むことには当たらないと考えております。前記１のとおり、交付規程が定める報告は様式による書面であり、提出は電子申請のシステムが原則です。報告徴収についてだけ、電話での即答が義務になると読む理由はありません。書面で回答するときに何を書き、何を書かないのかは、Q&A「事務局や自治体から照会（質問状）が届いた――回答書・意見書には何を書くのか」で述べています。

（３）事務局の職員は、２３条１項の「当該職員」ではありません

２３条１項の権限を行使するのは、「各省各庁の長」（読替え後は中小機構の理事長）と「当該職員」です。補助金の事務が民間の団体に委託され、その事務局の職員が電話をかけてきた場合、その職員は中小機構の職員ではありません。実地検査を行う主体として交付規程が挙げているものに事務局が入っていないという点は、Q&A「実地検査に来たのは、どこの誰ですか」で述べています。事務局からの電話による質問に、２３条１項の報告徴収や質問としての効力があるのかは、少なくとも、こちらから確かめてよい事柄です。誰が、どの規定に基づいて、何を求めているのかを尋ねることは、協力を拒むことではありません。

３　電話で刑事責任を示唆されたとき――何に答えているのかを分ける

電話での聴取が、刑事責任を示唆する調子で行われることがあります。２３条３項は、同条１項の権限について、「犯罪捜査のために認められたものと解してはならない」と定めています。この項の趣旨（憲法３５条との関係）は、立入検査の場について、Q&A「補助金の立入検査（実地検査）は犯罪捜査なのか」の３で述べていますので、ここでは繰り返しません。電話について確かめておきたいのは、文献が、行政調査が犯罪捜査のために認められたものでない以上、刑事的に利用することは違法であり、これによって得られた資料は刑事訴訟において証拠能力をもたないものと解すべきであろう、と述べている点です（小滝・前掲３１５頁）。２３条１項の報告徴収や質問は、交付主体が処分をするかどうかなどの判断に必要な事実を調べる行政調査です。電話の相手が刑事責任を口にしたとしても、その電話が犯罪捜査の場になるわけではなく、答える義務の範囲が広がるわけでもありません。

電話で気をつけていただきたいのは、むしろ別の点です。立入検査の場であれば、資料を前にして、質問を一つずつ受けることができます。電話では、事実の確認と、法的な評価への同意とが、同じ調子で続けて聞かれます。「設備は今どこにありますか」は事実の確認です。「承認が要ることは分かっていましたよね」「それは目的外使用ですよね」は、法的な評価への同意を求めるものです。後者は、条文の要件に当てはまるかどうかの判断ですから、資料を見返すこともできない電話の場で答える必要はありません。言葉の意味も、話し手によって違います（Q&A「補助金の「目的外使用」とは何か」）。電話で「はい」と答えたことが、後に、不利な前提を認めたものとして扱われることがあります。「その点は書面で回答します」で止めていただいて差し支えありません。

４　記録の残し方――録音、反訳書、確認のメール

電話は、記録が残りません。残っていないと、後から「あのとき認めた」と言われたときに、認めていないことを示す手段がなくなります。逆に、相手が電話で言ったこと（「それで差し支えない」「書面での回答は受け付けない」）も、残っていなければ使えません。記録は、こちらのためにも、やり取りを正確にするためにも要ります。

録音と反訳書

電話は、録音してください。通話の当事者である自分が録音することを禁じた法律の定めはなく、相手の同意がなくても、それ自体が違法になるものではないと考えております。録音ができたら、元のファイルをそのまま保存したうえで、通話の内容を文字に起こした反訳書を作っておきます。反訳書に書く項目（日時、相手の部署と氏名、こちらが尋ねたこと、相手が答えたこと）は、Q&A「事務局とのやり取りが申請システムの中にしかない――記録はどう残すのか」の３と同じです。このページで足しておきたいのは、反訳書は、言い換えずにそのままの言葉で作るということと、争いになったときに相手や裁判所に示す形は録音そのものではなく反訳書になる、ということです。録音を聞き直すのには時間がかかりますので、相手に示すのも、裁判所に出すのも、反訳書が先になります。

録音できなかったとき――確認のメール

録音できなかった通話については、通話の直後に、こちらから確認のメールを送ります。書くことは四つです。通話の日時、相手の部署と氏名、話した内容の要旨（こちらが何を尋ね、相手が何を答えたか）、そして「上記に相違があれば、ご指摘ください」の一文です。

最後の一文が、このメールの要点です。相手から訂正が来なければ、その内容で通話があったことについて、こちらの側に同時の記録があることになります。訂正が来れば、どこで認識が食い違っているのかが、その時点で分かります。どちらに転んでも、通話の内容が、双方が確かめられる形で残ります。メールは、送信した日時が残る形で保存してください。相手がメールを受け付けない窓口である場合は、同じ内容を書面にして、到達の記録が残る方法で送ります。

「書面では回答できない」と言われたとき

書面での回答を申し出たところ、「書面では受け付けていない」「電話で答えてほしい」と言われることがあります。このとき、前記２のとおり、電話で答えなければならない根拠を相手が示せるわけではありません。「どの規定に基づく求めかを書面で示していただければ、書面で回答します」と、同じことを繰り返していただいて差し支えありません。ただし、相手が書面にしないからといって、こちらも何も出さない、ということにはしないでください。求められた事項については、こちらから期限を示し、その期限までに書面で報告します（前記２）。そのやり取り自体を、録音し、又は確認のメールで残しておきます。書面での回答を受け付けないと言われた事実は、後に、交付主体の側の手続の進め方を問題にするときの材料になります。

補助金適正化法２４条は、補助金等の交付に関する事務に従事する職員が「補助金等の交付の目的を達成するため必要な限度をこえて不当に補助事業者等若しくは間接補助事業者等に対して干渉してはならない」と定めています。中小機構法１６条は、この条文の「国」を「独立行政法人中小企業基盤整備機構」と読み替えており、同条は機構の職員に及びます。他方、委託を受けた事務局の職員そのものには、この条文は及びません（前記２（３））。もっとも、事務局は中小機構の事務を委託されて行っていますので、事務局の進め方の当否は、中小機構に対して書面で申し入れることになります。書面での回答を認めず、電話で即答させることにこだわる進め方が、ここでいう必要な限度を超えた干渉に当たる余地があると考えております。この条文を根拠に書面で回答を求める進め方は、Q&A「窓口が電話で「処分して大丈夫」と言ったのに」の５で述べています。

５　窓口の一本化――代理人を立てれば連絡は代理人に向けられます

弁護士に委任すると、弁護士は交付主体に受任通知を送ります。受任通知には、代理人に就いたことと、以後の連絡は代理人宛てにしていただきたいことを書きます。これにより、事務局や中小機構からの連絡は代理人に向けられ、やり取りは書面で残る形になります。電話での聴取に事業者ご本人が一人で応じ、その場で答えを求められる、という状態がなくなります。

一点、正確に申し上げておきます。交付主体の職員が代理人を通さずに本人へ連絡してはならない、と定めた法律の条文はありません。弁護士職務基本規程５２条は、相手方に法令上の資格を有する代理人が選任されたときは、正当な理由なく、その代理人の承諾を得ないで直接相手方と交渉してはならないとするもので、弁護士を名宛人とする規律です。交付主体の側に弁護士が付いた場合にはその弁護士に対して働きますが、交付主体の職員そのものを縛る規定ではありません。もっとも、代理人が選任されたことを書面で通知し、連絡先を代理人に指定しておけば、以後の連絡は代理人に向けられるのが通常です。仮に本人へ直接の電話があった場合も、「代理人を立てていますので、代理人にご連絡ください」とお答えいただけば足ります。その電話で中身に答える必要はありません。

代理人を通すことには、連絡先が変わるという以上の意味があります。代理人は、求めがあったときに、それがどの規定に基づく何の求めなのかを確かめたうえで、書面で回答します。回答の前に、交付規程と交付決定通知書、これまでの提出書類を突き合わせます。事実の確認には応じ、法的な評価への同意は留保する、という前記３の区別を、やり取りの形そのものに組み込むことができます。

なお、代理人が立ち会う形で立入検査の日程を調整することもできます（Q&A「補助金の立入検査（実地検査）は犯罪捜査なのか」の６）。顧問の中小企業診断士・行政書士・税理士の先生方が窓口になっておられる場合の、弁護士との役割の分け方は、コラム「中小企業診断士・行政書士・税理士の先生方へ」で述べています。

６　どう動くか――次の電話が来る前に

• これまでの電話の内容を、思い出せる範囲で書き出す。日付、時刻、相手の部署と氏名、聞かれたこと、答えたことです。「はい」と答えた箇所は、何に対する「はい」だったのかまで書いておきます。
• 録音できる状態にしておく。スマートフォンの通話録音か、固定電話であれば録音の機器です。次の電話から録音します。
• 次の電話では、事実の確認には答え、法的な評価への同意を求められたら「書面で回答します」で止める。どの規定に基づく求めなのかを尋ねます。
• 通話の直後に、確認のメールを送る（前記４）。録音できた場合も、送っておいて差し支えありません。
• 交付決定通知書、交付規程、公募要領の自社に適用される版と、これまでに提出した書面の控えをそろえる。何を報告済みで、何を求められているのかは、これと並べて初めて分かります。
• 電話の内容が取消しや返還に向かうものであれば、代理人を立てて窓口を一本化する（前記５）。事前の通知が届いた段階の対応は、Q&A「交付決定取消しの事前通知が届いたら」で述べています。

電話で答えてしまったことは、取り消せません。しかし、それが何に対する答えだったのかを記録しておけば、後から、前提の違う問いに対する答えであったことを示すことはできます。これから先の電話については、答える形をこちらで決めておくことで、同じことは起きなくなります。

根拠（条文・公式資料・裁判例）

• 補助金適正化法１２条（「補助事業者等は、各省各庁の長の定めるところにより、補助事業等の遂行の状況に関し、各省各庁の長に報告しなければならない。」。「定めるところ」に当たるのが交付規程であり、報告は様式による書面として組まれています）
• 補助金適正化法１４条（実績報告。「補助事業者等は、各省各庁の長の定めるところにより、補助事業等が完了したとき（補助事業等の廃止の承認を受けたときを含む。）は、補助事業等の成果を記載した補助事業等実績報告書に各省各庁の長の定める書類を添えて各省各庁の長に報告しなければならない。」。「定めるところ」が交付規程１７条１項の様式第６による実績報告書です）
• 補助金適正化法２３条１項（報告徴収・立入検査・質問。「各省各庁の長は、補助金等に係る予算の執行の適正を期するため必要があるときは、補助事業者等若しくは間接補助事業者等に対して報告をさせ、又は当該職員にその事務所、事業場等に立ち入り、帳簿書類その他の物件を検査させ、若しくは関係者に質問させることができる。」。質問は、事務所・事業場等に立ち入った職員がその場で関係者にするものとして書かれており、報告徴収の方法は定められていません）
• 補助金適正化法２３条３項（「第一項の規定による権限は、犯罪捜査のために認められたものと解してはならない。」）、同条２項（身分を示す証票の携帯・提示）
• 補助金適正化法３１条３号（「第二十三条の規定による報告をせず、若しくは虚偽の報告をし、検査を拒み、妨げ、若しくは忌避し、又は質問に対して答弁せず、若しくは虚偽の答弁をした者」は三万円以下の罰金。「質問に対して答弁せず」は立入検査の場での質問についてのものと読む余地があり、報告徴収については「報告をせず」が対象ですので、求められた事項を期限までに書面で報告すれば、罰則の対象にはならないと考えております）
• 補助金適正化法２４条（不当干渉等の防止。「補助金等の交付に関する事務その他補助金等に係る予算の執行に関する事務に従事する国又は都道府県の職員は、当該事務を不当に遅延させ、又は補助金等の交付の目的を達成するため必要な限度をこえて不当に補助事業者等若しくは間接補助事業者等に対して干渉してはならない。」。読替え後に及ぶのは中小機構の職員であり、委託先である事務局の職員そのものには及びません。書面での回答を認めず電話での即答にこだわる進め方は、必要な限度を超えた干渉に当たる余地があると考えております）
• 中小機構法１６条（補助金適正化法の準用。「各省各庁の長」を「独立行政法人中小企業基盤整備機構の理事長」と、２４条中の「国」を「独立行政法人中小企業基盤整備機構」と読み替えるもの）
• 中小企業等事業再構築促進補助金（新市場進出）交付規程（令和３年６月１５日規程令３第１３号。規程令７第５号による改正までのもの）７条（同規程２頁。状況報告・実績報告・事業化状況の報告・廃止等の届出等は「原則、電子情報処理組織を使用する方法……により行わなければならない」）、８条（同２〜３頁。中小機構の側の交付決定の通知、「第１６条の規定に基づく状況報告の要求」、返還命令等は「当該通知等を補助金申請システム又は電子メールにより行うことができる」）、１６条（同５頁。「補助事業者は、補助事業の遂行及び収支の状況について、中小機構の要求があったときは、速やかに様式第５による状況報告書を作成し、提出しなければならない。」）、１７条１項（同５頁。様式第６による実績報告書）、２０条（同６頁。報告・立入り・検査・質問と「補助事業者は協力するものとする」）、２４条３項〜５項（同７〜８頁。様式第１２－１・１２－３・１２－４）、２５条１項（同８頁。様式第１３）、２６条１項（同８頁。様式第１４－１・１４－２）
• 小滝敏之『補助金適正化法解説〔全訂新版（増補第２版）〕－補助金行政の法理と実務－』３１１頁（株式会社全国会計職員協会、２０１６）（１２条の事業遂行状況報告は「補助金等の種別に応じて報告時期や内容が定型的に定められる類のもの」であること、２３条の報告徴収は「随時必要な内容を報告させることができる」こと）、同３１２頁（報告徴収は「報告時期・内容等が弾力的」であること、「本条の報告徴収権限は極めて強制的色彩の強いものであるだけに、その運用にあたっては十分な配慮が必要と思われる」「事務の効率性の観点からいっても、不必要に詳細なデータを徴収することは避けるべきであろう」、立入検査・質問の権限を行使する職員の証票の携帯・提示）、同３１５頁（３項の趣旨、「行政調査が犯罪捜査のために認められたものでない以上、刑事的に利用することは違法であり、これによって得られた資料は刑事訴訟において証拠能力をもたないものと解すべきであろう」）
• 弁護士職務基本規程５２条（「弁護士は、相手方に法令上の資格を有する代理人が選任されたときは、正当な理由なく、その代理人の承諾を得ないで直接相手方と交渉してはならない。」。弁護士を名宛人とする規律であり、交付主体の職員そのものを縛る規定ではありません）

※ 交付規程は補助金ごと・公募回ごとに版が異なります。条数と文言は、お手元の交付決定通知書に記載された交付規程でご確認ください。

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